Metodo al servizio della creatività

Rientrare al lavoro senza stress dopo le vacanze sembra un’utopia.
Diciamocelo, tutti proviamo nostalgia per i giorni di ozio e dei ritmi lenti che l’estate ci regala e riprendere la vita di tutti i giorni è quasi uno shock.
Tuttavia, ricominciare a settembre con meno ansia è possibile: basta applicare il giusto metodo.

Conoscete David Allen?
È l’autore di un libro che mi sono riletta quest’estate e ideatore del metodo Getting Things Done (tradotto in italiano con il titolo “Detto, fatto! L’arte di far bene le cose“).
Il caro signor Allen ha cambiato la mia vita lavorativa.
Mi ha insegnato a gestire l’ansia delle cose da fare insegnandomi un metodo per organizzare iefficientemente le mie giornate.

Questo metodo ci aiuta a gestire il flusso dei pensieri in modo più efficace.
E quindi a gestire anche le cose di cui dobbiamo occuparci in modo più ordinato.

David Allen ritiene che la nostra mente dovrebbe reagire ad ogni nuovo impegno come un lago nel quale viene lanciato un sasso.
In base al peso e alla forza con il quale il sasso è scagliato sulla superficie dell’acqua si creeranno delle increspature, che formano cerchi concentrici. Più si allargano più tendono a ritrovare la quiete iniziale.
Che significa?
Che ogni nuova azione che dobbiamo compiere durante la nostra giornata lavorativa deve essere prontamente accolta dal nostro cervello, in base al peso e all’importanza, e gestita in modo sistematico per permettere al nostro cervello di ritrovare la sua quiete (e concentrazione) iniziale.

Da qui i suoi 3 principi, sulla quale ha strutturato il metodo GTD.

I 3 fondamenti del metodo GTD

  • Non sovraccaricare il cervello
    L’uomo è una fantastica macchina pensante, ma non possiamo permettere che questo organo fantastico lavori privo di controllo. Dobbiamo gestire il flusso dei pensieri e una volta messi a fuoco (con un’idea o un’azione da compiere) portarla fuori dal nostro cervello.

    Scrivi una lista, segnati tutto su un post it, su una nota del tuo smartphone, con un registrazione vocale.
    Porta fuori dal tuo cervello l’idea che ti è venuta e lascia spazio, per non sovraccaricarlo.

  • La mente non è un deposito di idee
    Serve fare spazio perché per funzionare in modo agevole la tua mente non deve essere un magazzino pieno di “cose da tenere a mente”. Ricordare le cose ci comporta uno sforzo e quell’energia viene sottratta alla nostra energia creativa.
    Buttare fuori le idee dal nostro “deposito mentale” da respiro al flusso dei nostri pensieri.

    Hai un’agenda? Vuoi fare un’upgrade?
    Ti propongo di affiancare alla tua agenda di impegni, un bullet journal.
    Il bujo è un metodo fantastico per “scaricare” le idee dal nostro cervello.
    Ho già parlato di questo metodo e di come può esserci utile nell’operatività di tutti i giorni, ma ecco un altro motivo per cui sbizzarrirsi con i quaderni (puntinati o meno) per gestire le cose da fare.
    Libera la mente dalle “cose da tenere a mente” e farai spazio alla creatività e all’intuizione per favorire nuove idee.

  • Non trattenere le idee
    Oh, bene! Esorcizziamo l’immagine dell’inventore geniale e creativo sommerso dal caos?
    Fa nulla se “nel mio casino io mi ritrovo”: il caos visivo non fa che creare più stress mentale e bloccare le nuove idee in arrivo.
    Serve un metodo, un sistema di organizzazione.
    Per avere il controllo su ciò che devo fare serve ordine.
    Non vederlo come un limite però.
    Un metodo di organizzazione è necessario a tutti, piccoli geni creativi compresi.
    Il giusto metodo è al servizio della creatività, anche se può sembrare macchinoso all’inizio. Con la pratica non ci renderemo neanche più conto che stiamo applicando un metodo perché lo avremo assimilato e farà parte della nostra quotidianità.

Le 5 fasi per mettere ordine nel nostro caos

In estrema sintesi, il metodo GTD si riassume in 5 fasi che provo a sintetizzare qui sotto.

  1. Raccolta
    si tratta della fase iniziale, nel quale raccogliamo tutti gli input, le cose da fare, e le scriviamo in una master list. Anche in ordine casuale, senza una logica.
    Arriva un’idea. La scriviamo.

    Cosa faccio io: carta e penna e scrivo giù di getto su un quaderno o un pezzo di carta (di brutta) ciò che devo fare. Dovrei farlo su base giornaliera, ma mi trovo meglio a gestire su base settimanale per avere una visione più chiara del lavoro che mi aspetta.

  2. Gestione
    questa è la fase di processazione delle cose da fare. Una volta scritta la lista si valutano le azioni da compiere.
    Chi fa questa cosa? Io o posso delegare?
    E… fare questa cosa mi porterà via più o meno di 2 minuti?
    La regola dei 2 minuti serve per chiudere subitole faccende in sospeso che possono essere chiusi immediatamente, liberando la mente e depennandoli dalla lista.

    “Mai lasciare un cerchio aperto. Cerca di chiuderlo appena ti è possibile”.

    Scrivere quella mail o fare quella telefonata è una cosa da fare subito? Sì, mettila nelle cose da fare subito e depennale.
    No? Quando puoi farla? Programmala.
    Non puoi fare tu questa cosa? Delega. Ma ricordati anche che dovrai controllare dopo un certo tempo che la cosa sia stata fatta, quindi programma un controllo e inseriscilo nella tua lista di cose da fare.

    Cosa faccio io: uso Trello. Preparo una bacheca con quattro liste: DA FARE, DA CONTROLLARE, FATTE e STAND BY.
    Nella lista DA FARE inserisco la mia master list.
    Fatto ciò inizio a suddividere le varie azioni in base alle etichette (le etichette che ho impostato io sono queste. Prendile come un esempio al quale ispirarti e se ti serve, crea le tue etichette).
    Man mano che svolgo le azioni sposto le schede delle varie azioni sotto le altre liste, FATTE, DA CONTROLLARE se ho delegato qualcosa e STAND BY se quell’idea non ho avuto modo di realizzarla ma mi riservo di farlo più avanti.

  3. Organizzazione
    Passo a decidere quando faccio cosa e mi preparo una lista specifica di cose da fare in quel preciso giorno.
    “Cose da fare oggi”, “Cose da fare domani”, “Cose da fare questa settimana”, “Cose delegate da controllare”, ecc.

    Ciò che faccio io: passo da Trello alla mia agenda e al bujo.
    Sulla mia agenda mi segno prima di tutto le cose che posso fare subito (regola dei 2 minuti). Per queste azioni non mi do limite. Prima le faccio meglio è. Le riporto su carta e le evidenzio di un colore speciale (per me il giallo).
    Per le azioni più complesse (come scrivere un blog post, aggiornare calendario editoriale, fare foto per social, ecc.) mi sono data una regola: 3 azioni al giorno. Quindi per ogni giorno della settimana riporto nella mia agenda 3 azioni da fare. E le evidenzio con un colore particolare (per me l’azzurro).

  4. Controllo
    il buon David Allen è meticoloso e vorrebbe che noi rivedessimo le nostre liste una volta al giorno, aggiornandole e aggiungendo cose da fare, se ci sono.

    Ciò che faccio io: se mi mettessi anche questa azione da fare in una giornata, probabilmente conoscendomi mi perderei altro tempo prezioso. Quindi ciò che faccio io e rivedere a metà settimana la mia master list, aggiungendo cose e idee che nel frattempo possono essermi venute e che ho appuntato su carta strada facendo.
    Cerco di distinguere tra cose che posso gestire entro la settimana e, se ho tutti “gli slot” pieni, ciò che devo destinare alla settimana successiva.
    Così facendo in teoria a fine settimana dovremmo avere la lista di cose da fare (master list) tutta depennata e siamo liberi di pensare alla settimana successiva.

  5. Azione
    Dopo tutta questa pianificazione però, ci sta l’azione!
    Si passa così dalla parte organizzativa a quella puramente operativa.

Non solo metodo

Una cosa che ho amato particolarmente di questo metodo è l’invito costante dell’autore a “seguire il nostro cuore”.
Sì, lui ci ha passato un sistema fatto di fasi ben organizzate che possono risultarci macchinose e “di testa”, ma non dimenticandoci che la nostra vita la affrontiamo anche “di pancia”.
David Allen ci invita ad accogliere il metodo GTD come un aiuto al servizio della creatività.

Dovete sempre e comunque fidarvi del vostro intuito.

In più punti del libro ci ricorda di dare spazio al nostro intuito, alle nostre sensazioni di pancia, e che fare spazio nella nostra mente serve anche a questo.
Abbassiamo il volume dei pensieri e diamo ascolto al nostro intuito anche finché applichiamo questo metodo.
Se sentiamo di dover fare dei cambiamenti, di rimandare una cosa da fare, di cancellarla addirittura o di non volerla delegare fidiamoci di ciò che sentiamo più giusto.

Questo approccio è ciò che mi ha veramente convinto a provare ad applicare questo metodo.
E applicarlo ha riportato ordine nella mia vita disordinata, fatta di telefonate all’ultimo minuto, di lavori da finire entro ieri, di urgenze e lavori improvvisi che si infilano nel nostro ordine perfetto.
Ho imparato a prevedere anche ciò che non potevo prevedere (ma che sapevo che sarebbe arrivato), ad accogliere i momenti di minor lavoro come un’opportunità e a dare spazio alla mia creatività riempiendo di post it l’agenda invece di sovraccaricare la mente di pensieri.
Così facendosi può passare con serenità all’azione, senza ansia e con meno stress.

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